السبت، 22 يوليو، 2017

الارشيف الالكتروني - Electronic Archive
*******
 معني الأرشيف الإلكتروني هو نظم تأمين وحفظ واسترجاع الملفات والوثائق إلكترونياً

- مراحل تنفيذ اي فكرة جديده تشابه الي حد كبير مراحل اصدار قانون جديد وهي عباره عن. 
فكره ثم قانون ثم لائحة تنفيذيه ثم تنفيذ.


- الفكره في هذا المقال هي انشاء ارشيف الكتروني للشركه والاستغناء عن الاوراق تدريجيا وهذا هو ايضا القانون.


- ناتي للاهم وهي اللائحة التنفيذية وهو العنصر القادر عل نجاح الفكره من عدمه وفيمايلي بعض من الاجراءات الضرورية لاصدار لائحة تنفيذيه ناجحة لتطبيق نظام الارشيف الالكتروني بنجاح.


** لابد من ان توضح اللائحة وبالتفصيل الممل انواع ومواصفات المستندات المطلوبه من كل اداره او قطاع لحفظها بالارشيف الالكتروني. 

(محاضر- مذكرات - اذون صرف - طلبات مهمات - عقود ... الخ).
(... - Pdf - Doc - Jpg)

** عمل تكويد كامل لكل القطاعات والادارات و الاهم من ذلك المستندات بالارشيف الالكتروني (ممكن يكون الكود بديل للاسم في البحث)

الكود عباره عن عنوان للمستند ويدل علي (مكان حفظه وهو عباره عن ايه).


** لابد من ان توضح اللائحة وبالتفصيل الممل خطوات استخدام الارشيف الالكتروني سواء ادراج المستندات او استخراجها من الارشيف او عملية البحث... وتنشر هذه الخطوات بلوحات الاعلانات وترسل لجميع القطاعات وعلي الايميلات. 

** توفير ماسح اسكنر (Scanner Auto Feeder) في كل مبني اداري علي الاقل او كل دور لو امكن لسحب المستندات وادراجها بالارشيف الالكتروني.

** يتم تدريب العاملين علي استخدام الارشيف (تجربه عملية او ورشة عمل).

** تكليف اداره او بعض العاملين مسئولية ومتابعة الارشيف وحل المشاكل وعمل تقارير دوريه للمتابعة.



*** في انتظار تعليقاتكم واي افكار اخري.


*********************************************
وفي النهاية نتمني التقدم والرقي لشركتنا العزيزة ومزيد من الانتاج
*******************************
نسئلكم الدعاء

الخميس، 20 يوليو، 2017

قواعد البيانات - Databases
التكويد - Coding


نظرا للتطور الهائل في تكنولوجيا المعلومات والسيطره علي كافة سبل الحياه ومنها العمل والاستثمار فقد ظهر مفهوم قواعد البيانات واهميتها من جديد في ادارة الشركات سواء كان المنشأ كبير او صغير كمحل بيع او صيدلية وساعد علي ذلك سهولة السيطره والتحكم وادارة تلك القواعد باستخدام التكنولوجيا والبرامج البسيطة والمتاحة للجميع.

$%$%$%$

وبالفعل فان الشركه العامه للبترول تستخدم نظام قواعد البيانات في اشياء كثيرة ولكن ليس بالشكل المرضي لي ولكثير من العاملين فتم استخدامها في نظام المرتبات وادارة الأصول والعقود فقط
وايضا تستخدم القواعد مع بيانات العاملين ولكن بشكل غير كامل



$%$%$%$

- ومن اهم متطلبات عمل قاعدة بيانات صحيحة وناجحة هي عملية التكويد مثل (رقم لكل عامل او أصل او فاتورة او شيك او المستند ...الخ) .. فمن هنا اقترح بعض الاجراءات او المجالات التي تدخل في نطاق قواعد البيانات والتكويد ومنها:-



** استكمال استخدام قاعدة البيانات للعاملين في ادراج الاجازات والمستندات الخاصه وكذلك تاريخ العامل من انجازات واخفاقات واي شي اخر يخص العامل او الموظف.



$%$%$%$

** انشاء قاعدة بيانات للمقاولين والموردين المعتمدين بالشركه مع عمل اكواد لهم وتكون هذه القاعده تشمل كافة البيانات الخاصه بهم من طرق الاتصال والتخصصات وسجل بالاعمال المنفذة وكافة المستندات وغرمات التاخير وتقييم من الجهات الفنية .. وكل شئ يخص المقاول او المورد حيث يساعد ذلك علي فلترت الموردين وتقييمهم وكسب الوقت وتنفيذ المشروعات بمستوي اعلي.

$%$%$%$

** استكمال وتحديث قواعد البيانات للمعدات والالات وخاصة معدات النقل للمتابعة والحصر وكذلك اعمال الصيانة. 



$%$%$%$

** انشاء قاعدة بيانات للمستندات والرسومات والمذكرات المعتمده وحفظها في ارشيف الكتروني وهام جداجداجدا عمل تكويد لها حتي يمكن الوصول لها بسهولة 



$%$%$%$

-- ربط جميع اكواد الشركه مع بعض بعمل Breakdown Structure للشركة قبل انشاء التكويد 


-- تدريب العاملين علي كيفية استخدام قواعد البيانات واستخراج المعلومات منها.



$%$%$%$

-- انشاء كيان وظيفي او تكليف بعض الاشخاص بمتابعة هذه القواعد بشكل دوري.

**في انتظار تعليقاتكم واي افكار اخري
---------------------------------------------------
وفي النهاية نتمني التقدم والرقي لشركتنا العزيزة ومزيد من الانتاج وتحقيق الاهداف
*****************
نسئلكم الدعاء 
**** 

الأربعاء، 19 يوليو، 2017

صفحة رسميه تحت السيطره بديلا للصفحات المجهولة 
********
**ملوحظة الي فاكر ان موضوع الفيس بوك ده لعب عيال ومش محتاج مجهود مناوتضيع للوقت.. يقفل المقال ده واحنا اسفين علي ازعاجه**

كيف يتم ذلك؟
من السهل ان تقوم ادارة الشركه بعمل صفحة رسميه علي موقع الفيس بوك واعتقد انها فعلت ذلك من قبل .. ولكن النتيجة صفر ولم يعلم بها احد.


والسبب في ذلك ان الاداره فاكره ان الحكايه هي انشاء صفحه فقط ولكن الموضوع اكبر من ذلك بكثير وصعب جدا ولازم يكون في تشويق للعاملين للدخول علي الصفحة ومتابعتها وعدم متابعات الصفحات الاخري المجهولة.
..وفما يلي بعض الخطوات المقترحه مني لانشاء صفحة منتشره وشيقة وتقضي علي الصفحات البديلة والمجهولة.

*****888******

** لابد ان يكون هناك اشخاص مسئولين عن الصفحة ومندوبين في كل المناطق معروفين لجميع العاملين وذلك لمتابعة الصفحة اول باول وبشكل دوري وادراج اي جديد واعتقد دي احدي مسئوليات ادارة العلاقات العامة.
@@@@@


** نشر جميع الاعلانات علي الصفحة وكذلك صور الحفلات والمشاريع والمصايف واي مجهودات اخري في لحظتها ودون تاخير (حصري علي الصفحة).
@@@@@


** لابد من وجود بيانات كامله للشركة مدرج في جزء البيانات بالصفحة .. ولو امكن اقترح ادراج تاريخ الشركة بقاعدة بيانات الصفحة وكذلك كلمة لرئيس مجلس الادارة خاصة بالصفحة.
@@@@@


** ممكن الشركة توثيق هذه الصفحة لدي موقع الفيس بوك ولكن الموضوع ده محتاج فلوس ... بس مهم لو امكن ذلك.
@@@@@


** لابد من اختيار اسم جذاب للصفحة واقترح اضافة جملة (الصفحة الرسمية لل.....) وكذلك اختير(LINK) سهل وبسيط للصفحة يمكن حفظه. 
@@@@@


** هام جدا نشر (LINK) وعنوان الصفحة علي لوحات الاعلانات بالمناطق وارساله الي القطاعات المختلفة ويدرج (LINK)  بهيدير المذكرات الخارجيه لنشره بالنسبه للشركات الاخري.
@@@@@
@@@@@
@@@@@


******* هام  جداجداجدا الصفحة لابد ان تكون اخبار لحظة بلحظة ******* 
(UP TO DATE)  
- في انتظار تعليقاتم واي اقتراحات اخري.

-------------------------------------------
وفي النهاية نتمني التقدم والرقي لشركتنا العزيزه ومزيد من الانتاج.
************************* 
***ونسئلكم الدعاء***